Il noleggio di un’auto per una trasferta di lavoro può essere una soluzione particolarmente pratica quando dipendenti, collaboratori o professionisti devono spostarsi tra aeroporti, clienti, sedi aziendali e località non facilmente raggiungibili con i mezzi pubblici.
Questo vale ancora di più durante un viaggio di lavoro in Sardegna, dove avere un veicolo a disposizione può ridurre notevolmente i tempi necessari per raggiungere località differenti.
Dal punto di vista fiscale, però, una delle domande più frequenti è: il costo del noleggio auto sostenuto per una trasferta è deducibile? E l’IVA può essere detratta?
La risposta è sì, ma non esiste una percentuale valida per qualsiasi situazione.
Il trattamento cambia infatti a seconda di chi utilizza l’automobile, del motivo per cui viene noleggiata e del rapporto tra il veicolo e l’attività svolta.
In particolare bisogna distinguere tra:
- auto noleggiata per una specifica trasferta di un dipendente o collaboratore;
- auto noleggiata normalmente dall’impresa o dal professionista;
- veicolo utilizzato esclusivamente come bene strumentale;
- auto concessa in uso promiscuo a un dipendente;
- noleggio effettuato da agenti o rappresentanti di commercio.
Vediamo quindi quali regole si applicano e quali documenti è opportuno conservare.
Noleggio auto per una specifica trasferta del dipendente: quanto è deducibile?
Questo è il caso più importante da distinguere dal normale utilizzo aziendale dell’automobile.
L’articolo 95, comma 3, del TUIR disciplina espressamente l’ipotesi in cui un dipendente o collaboratore venga autorizzato a utilizzare un’auto noleggiata per una specifica trasferta.
In questo caso il costo sostenuto dall’impresa è deducibile entro un limite determinato facendo riferimento alle tariffe di noleggio relative ad autovetture con potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, oppure 20 cavalli fiscali se dotate di motore diesel.
Non si applica quindi automaticamente la semplice regola:
“deduco il 20% del costo del noleggio”.
La normativa sulle trasferte contiene infatti una disciplina specifica.
In pratica, se l’azienda autorizza un dipendente a noleggiare una vettura per recarsi, ad esempio, da Olbia a diverse sedi o clienti durante una missione lavorativa, il costo può essere dedotto secondo il criterio previsto dall’articolo 95.
Se viene scelta un’automobile di categoria o potenza superiore rispetto al parametro fiscale previsto, l’eventuale costo eccedente il limite individuato dalla normativa può non essere fiscalmente deducibile.
Un esempio pratico
Supponiamo che un’azienda invii un proprio dipendente in Sardegna per tre giorni per incontrare diversi clienti.
L’azienda noleggia un’automobile per il periodo della trasferta.
Il costo effettivamente pagato per il noleggio non deve essere semplicemente sottoposto alla deducibilità ordinaria del 20% prevista per molte automobili aziendali.
Ai fini della deduzione va invece verificato il limite previsto dall’articolo 95 del TUIR, rapportato alle tariffe medie di noleggio di autovetture rientranti nei parametri fiscali stabiliti dalla norma.
Questo è il motivo per cui la distinzione tra:
auto noleggiata per una trasferta specifica
e
auto aziendale normalmente utilizzata nell’attività
è fondamentale.
La regola vale anche per le trasferte all’estero?
Sì.
La disciplina è stata interpretata dall’Amministrazione finanziaria come applicabile anche quando il dipendente viene autorizzato a utilizzare un veicolo noleggiato per una specifica trasferta all’estero.
La stessa impostazione è stata riconosciuta anche per alcune formule di noleggio con conducente.
L’elemento centrale rimane quindi la presenza di una trasferta specifica collegata all’attività lavorativa.
Trasferta e normale utilizzo aziendale dell’auto non sono la stessa cosa
È proprio qui che spesso nasce la confusione.
L’articolo 95 del TUIR disciplina le spese sostenute nell’ambito delle trasferte dei dipendenti.
L’articolo 164 del TUIR disciplina invece, più in generale, i costi relativi ai veicoli utilizzati nell’attività d’impresa, artistica o professionale.
Per capire quale regime applicare bisogna quindi domandarsi:
l’auto è stata noleggiata appositamente per una determinata trasferta del dipendente oppure rappresenta un veicolo normalmente utilizzato dall’azienda?
Nel primo caso entra in gioco la disciplina specifica delle trasferte.
Nel secondo occorre normalmente fare riferimento alle regole generali previste per i veicoli aziendali.
Noleggio auto ordinario per imprese e professionisti
Quando l’automobile non viene noleggiata specificamente per una trasferta di un dipendente, ma viene utilizzata normalmente nell’attività professionale o d’impresa, il riferimento principale diventa l’articolo 164 del TUIR.
Per le autovetture che non vengono utilizzate esclusivamente come beni strumentali, la deducibilità ordinaria è pari al 20%.
Per i costi di locazione e noleggio delle autovetture è previsto inoltre un limite fiscale annuale pari a 3.615,20 euro, da ragguagliare al periodo di utilizzo del mezzo.
Questo significa che il 20% non viene necessariamente applicato all’intero canone effettivamente sostenuto quando questo supera la soglia fiscalmente rilevante.
Il limite riguarda le regole generali sul veicolo aziendale e non deve essere confuso con il criterio previsto per una specifica trasferta del dipendente.
E se a noleggiare l’auto è un professionista per una propria trasferta?
Per un lavoratore autonomo o professionista che noleggia personalmente un’automobile per recarsi presso un cliente o partecipare a un appuntamento professionale, non si applica automaticamente la disciplina dell’articolo 95 prevista per le trasferte dei lavoratori dipendenti.
Occorre invece valutare il costo nell’ambito delle norme applicabili all’attività professionale e ai veicoli utilizzati nell’esercizio della professione.
In linea generale, per un’autovettura non esclusivamente strumentale opera quindi la disciplina dell’articolo 164, con deducibilità del 20% nei limiti fiscalmente previsti.
È una distinzione importante: la semplice presenza di un viaggio di lavoro non trasforma automaticamente qualsiasi noleggio in una trasferta soggetta all’articolo 95.
Quando il noleggio auto è deducibile al 100%?
La deducibilità integrale è prevista nei casi in cui il veicolo sia esclusivamente strumentale all’attività propria dell’impresa oppure sia destinato a uso pubblico.
Il concetto di strumentalità esclusiva è però molto più rigoroso di quanto possa sembrare.
Non basta utilizzare frequentemente l’automobile per lavoro.
Secondo l’interpretazione dell’Agenzia delle Entrate, il veicolo deve essere tale che, senza di esso, l’attività stessa non potrebbe essere esercitata.
Tra gli esempi tipici rientrano le automobili utilizzate dalle imprese di autonoleggio nell’attività di noleggio o determinati veicoli indispensabili alla specifica attività esercitata.
Un’automobile utilizzata da un’impresa semplicemente per raggiungere clienti o effettuare appuntamenti commerciali non diventa quindi automaticamente un bene strumentale al 100%.
Auto concessa in uso promiscuo al dipendente
Un altro caso ancora è rappresentato dall’automobile concessa a un dipendente sia per esigenze lavorative sia per uso personale.
Quando il veicolo viene assegnato in uso promiscuo al dipendente per la maggior parte del periodo d’imposta, l’articolo 164 del TUIR prevede una deducibilità pari al 70% dei costi.
Questa regola viene spesso confusa con quella della trasferta, ma riguarda una situazione completamente differente.
Un’automobile noleggiata per tre giorni durante un viaggio di lavoro non diventa un’auto concessa in uso promiscuo.
Agenti e rappresentanti di commercio: quali regole si applicano?
Agenti e rappresentanti di commercio usufruiscono di un regime più favorevole rispetto alla generalità di imprese e professionisti.
La deducibilità dei costi relativi alle autovetture utilizzate nell’attività arriva all’80%.
Per i contratti di locazione e noleggio di autovetture il limite annuale fiscalmente rilevante è pari a 5.164,57 euro, invece dei 3.615,20 euro previsti in via generale.
La soglia va ragguagliata all’effettivo periodo di utilizzo del veicolo.
Quindi il precedente riferimento a una deducibilità del 20% per agenti e rappresentanti non è corretto: il regime specifico previsto dall’articolo 164 riconosce una percentuale dell’80%.
Noleggio auto e IVA: quanto si può detrarre?
La deducibilità del costo e la detrazione dell’IVA sono due concetti completamente differenti.
La prima incide sulla determinazione del reddito imponibile.
La seconda riguarda invece l’IVA pagata sul servizio di noleggio.
Per i veicoli stradali a motore non utilizzati esclusivamente nell’attività d’impresa, arte o professione, la normativa IVA prevede generalmente una detrazione del 40%.
La limitazione non opera quando il veicolo è utilizzato esclusivamente nell’esercizio dell’attività, fermo restando che tale utilizzo esclusivo deve essere effettivo e dimostrabile.
In questi casi l’IVA può essere integralmente detraibile.
La normativa prevede inoltre regole specifiche favorevoli per agenti e rappresentanti di commercio e per i soggetti la cui attività propria consiste proprio nella commercializzazione o nel noleggio dei veicoli.
Un’auto noleggiata solo per una trasferta consente la detrazione IVA al 100%?
Il fatto che una vettura venga noleggiata esclusivamente per un determinato viaggio di lavoro può rappresentare un elemento importante per dimostrarne l’utilizzo professionale.
Ai fini IVA, però, la detrazione integrale richiede che il veicolo sia effettivamente utilizzato esclusivamente nell’attività d’impresa o professionale.
Per questo è opportuno poter dimostrare con documentazione coerente:
- motivo della trasferta;
- durata;
- destinazione;
- dipendente o collaboratore autorizzato;
- fattura di noleggio;
- eventuale documentazione aziendale relativa alla missione.
In assenza dei presupposti per dimostrare l’uso esclusivamente professionale, la detrazione IVA resta normalmente limitata al 40%.
Quanto conta la documentazione?
Molto.
Una spesa sostenuta per una trasferta dovrebbe poter essere ricondotta chiaramente all’attività aziendale.
È quindi utile conservare:
- fattura del noleggio intestata correttamente all’impresa o al soggetto che sostiene il costo;
- documento o autorizzazione relativa alla trasferta;
- indicazione del dipendente o collaboratore incaricato;
- date del viaggio;
- destinazione;
- motivazione professionale della missione;
- documenti relativi agli eventuali costi accessori.
Più è chiaro il collegamento tra il noleggio e la trasferta, più semplice sarà ricostruire il trattamento fiscale applicato.
Cosa si intende realmente per trasferta?
Anche il significato fiscale di trasferta merita attenzione.
Per il lavoratore dipendente, il regime previsto dall’articolo 51 del TUIR distingue tra trasferte effettuate fuori dal territorio comunale della sede di lavoro e spostamenti effettuati all’interno dello stesso comune.
Nelle trasferte fuori comune, i rimborsi analitici delle spese di viaggio e trasporto adeguatamente documentate possono beneficiare del regime previsto dalla normativa fiscale.
Gli spostamenti ordinari tra abitazione e luogo di lavoro non devono invece essere automaticamente considerati trasferte.
La trasferta è collegata a uno spostamento richiesto dal datore di lavoro per lo svolgimento dell’attività in un luogo diverso dalla normale sede di lavoro.
Cosa cambia tra auto noleggiata direttamente dall’azienda e rimborso al dipendente?
L’impresa può organizzare la trasferta in modi differenti.
Può noleggiare direttamente l’automobile e intestarsi la relativa fattura.
Oppure il dipendente può, quando autorizzato, sostenere il costo e richiederne successivamente il rimborso secondo le procedure aziendali.
In entrambi i casi è importante che la documentazione dimostri chiaramente la relazione tra la spesa e la specifica trasferta. Dal punto di vista operativo, intestare direttamente la fattura all’impresa può rendere più semplice la gestione amministrativa e dell’IVA.
Carburante, parcheggi e pedaggi: seguono le stesse regole?
Non necessariamente.
Il contratto di noleggio rappresenta una voce di costo, mentre carburante, parcheggi, pedaggi, taxi, vitto e alloggio possono seguire discipline specifiche.
Dal 2025 sono inoltre entrate in vigore nuove regole di tracciabilità per alcune spese sostenute durante le trasferte in Italia, in particolare per vitto, alloggio e determinati servizi di trasporto non di linea come taxi e NCC.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che la tracciabilità condiziona, nei casi previsti, sia il trattamento dei rimborsi al dipendente sia la deducibilità del relativo costo per l’impresa.
È quindi opportuno organizzare le trasferte aziendali privilegiando strumenti di pagamento tracciabili e conservando la documentazione delle spese.
E i servizi accessori del noleggio?
Un contratto di noleggio può comprendere anche servizi aggiuntivi, ad esempio:
secondo conducente, protezioni supplementari, seggiolino, navigatore, consegna in una località differente o altri servizi accessori.
Il trattamento fiscale può dipendere da come questi importi vengono indicati nel contratto e nella fattura.
In particolare, nei contratti che separano chiaramente il canone relativo al veicolo dai servizi accessori, può essere necessario distinguere le diverse componenti ai fini della corretta applicazione delle regole di deducibilità.
È quindi preferibile che fattura e contratto riportino chiaramente la composizione del prezzo.
Tabella riepilogativa
| Situazione | Regola principale sui costi |
| Auto noleggiata per specifica trasferta di un dipendente | deducibile entro il limite determinato dalle tariffe di noleggio di veicoli fino a 17 CV fiscali, 20 se diesel |
| Auto normalmente utilizzata da impresa o professionista | 20% entro il limite fiscale annuo di €3.615,20 per il noleggio |
| Auto esclusivamente strumentale all’attività | 100% |
| Auto in uso promiscuo al dipendente per la maggior parte del periodo d’imposta | 70% |
| Agente o rappresentante di commercio | 80% entro il limite annuo di €5.164,57 |
| IVA con utilizzo non esclusivamente professionale | normalmente 40% |
| IVA con utilizzo esclusivamente professionale dimostrabile | potenzialmente 100% |
Un esempio: trasferta di lavoro in Sardegna
Immaginiamo che un’impresa con sede a Milano debba inviare un dipendente in Sardegna per quattro giorni.
Il lavoratore atterra a Olbia e deve raggiungere clienti a Olbia, Arzachena e Nuoro.
L’azienda prenota quindi un’auto a noleggio per la durata della missione.
In questo caso non siamo davanti a un’automobile aziendale normalmente utilizzata durante tutto l’anno, ma a un veicolo noleggiato specificamente per una trasferta.
Per la deducibilità del costo deve quindi essere presa in considerazione la disciplina specifica prevista dall’articolo 95, comma 3, del TUIR.
L’impresa dovrebbe conservare fattura, documentazione della missione e gli altri elementi che permettono di collegare chiaramente il noleggio all’attività svolta dal dipendente.
Domande frequenti sulla deducibilità del noleggio auto in trasferta
Il noleggio auto per una trasferta è deducibile al 100%?
Non automaticamente.
Per una specifica trasferta del dipendente l’articolo 95 del TUIR stabilisce un particolare limite di deducibilità basato sulle tariffe di noleggio relative a determinate categorie di autovetture.
Vale sempre la deducibilità del 20%?
No.
Il 20% rappresenta la regola generale prevista dall’articolo 164 per determinate autovetture utilizzate nell’attività d’impresa o professionale.
Quando invece il veicolo è noleggiato appositamente per una specifica trasferta del dipendente, esiste una disciplina specifica.
L’IVA del noleggio è detraibile?
Sì, nei limiti previsti dalla normativa IVA.
Quando il veicolo non viene utilizzato esclusivamente nell’attività, la detrazione è normalmente limitata al 40%.
Quando invece l’uso esclusivamente professionale è dimostrabile possono ricorrere i presupposti per una detrazione integrale.
Un professionista che noleggia un’auto per andare da un cliente può dedurre tutto?
Non per il solo fatto che si tratta di un viaggio professionale.
Per il professionista che utilizza direttamente l’automobile valgono generalmente le regole dell’articolo 164, salvo che ricorrano condizioni particolari.
Agenti e rappresentanti possono dedurre di più?
Sì.
Per agenti e rappresentanti di commercio la percentuale di deducibilità prevista dall’articolo 164 arriva all’80%, con un limite annuale dei costi di noleggio fiscalmente rilevanti pari a 5.164,57 euro.
Noleggiare un’auto per una trasferta di lavoro
La convenienza fiscale di un’auto a noleggio dipende quindi dalla situazione concreta.
La domanda corretta non è semplicemente:
“quanto posso dedurre dal noleggio?”
ma:
“chi utilizza l’auto, per quale motivo è stata noleggiata e quale norma disciplina quella specifica situazione?”
Distinguere una trasferta occasionale da un veicolo normalmente utilizzato dall’azienda permette di evitare errori e applicare correttamente le regole fiscali.
Se hai in programma una trasferta in Sardegna, puoi consultare le soluzioni Ellepi per il noleggio auto a Olbia e scegliere il veicolo più adatto agli spostamenti previsti durante il viaggio di lavoro.
